Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Aydınlatma Metni
Veri Sorumlusunun Kimliği
Erke Bilgi ve Yönetim Uygulamaları Anonim Şirketi (Bundan sonra kısaca “ERKE” olarak anılacaktır.) 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVK Kanunu) 3. maddesinin 1. fıkrasının (ı) bendine göre bu aydınlatma metninde yer verilen kişisel veriler için “Veri Sorumlusu” sıfatına sahiptir.
Bu Aydınlatma Metni, ERKE’nin web sitesi üzerinden ERKE’in ürün ve hizmetleri hakkında bilgi almak isteyen ya da ERKE’in sunmuş olduğu eğitimlere, hizmetlere katılmak isteyen ziyaretçilerin taleplerinin karşılanması süreçlerinde kişisel verilerinin şeffaf biçimde işlenmesi amacıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“Kanun”) 10. maddesine uygun olarak hazırlanmıştır.
Değerli Ziyaretçilerimiz; bu Aydınlatma Metninde; işlenen kişisel verilerinizin hangileri olduğu ve bu verilerin hangi amaçlarla işlendikleri başta olmak üzere kişisel verilerinizin paylaşıldığı üçüncü taraflara, haklarınıza ve ERKE ile iletişime geçilebileceğiniz yöntemlere ilişkin bilgiler sunulmaktadır.
ERKE, veri sorumlusu sıfatıyla kişisel verilerin işlenmesi ve aktarımı süreçlerinde, verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmasını önlemek, muhafazasını sağlamak ve mevzuat uyarınca uygun güvenlik düzeyini sağlamak için gerekli tüm tedbirleri almaktadır. Kişisel verileriniz, öncelikle Kişisel Verileri Korunması Kanunu, Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, Türk Borçlar Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümleri dikkate alınarak işlenmektedir.
Kişisel verileriniz, ERKE tarafından verilen hizmet, ürün ya da ticari faaliyete bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle KVKK’nın 4. Maddesi uyarınca aşağıda yazılı olan ilkeler doğrultusunda işlenir:
- a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun
- b) Doğru ve gerektiğinde güncel
- c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için
- d) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü
- e) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme
Hangi Kişisel Verilerinizi İşliyoruz?
ERKE tarafından işlenmekte olan kişisel verilere ilişkin genel bilgiler aşağıdaki gibidir:
- Kimlik: Ad, Soyad
- İletişim: Telefon Numarası, E-posta, Adres
- Özlük: Çalışılan Şirket Bilgisi, Görev Bilgisi
- Müşteri İşlem: Talep Bilgisi, Talebinize Konu Olan Genel ve Özel Nitelikli Kişisel Verileriniz
- Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Fotoğraf, Video Kaydı Görüntüleri
İnternet sitemizde yer alan iletişim kanalları vasıtasıyla ERKE ile iletişim kurmanız halinde öncelikli olarak ad, soyad, e-posta, telefon numarası, özlük bilgiler, talebinize konu genel ya da özel nitelikli kişisel verileriniz toplanmakta ve işlenmektedir. Ancak, taleplerinizin karşılanması ve hizmetlerimizin tarafınıza sunulabilmesi amacıyla yazılı ya da sözlü iletişim kanallarıyla doğrudan sizlerden ya da sistemlerimizde mevcut olan ve daha önce ERKE tarafından toplanmış olan kişisel verileriniz işlenebilecektir.
Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı Ve Hukuki Sebebi
Yukarıda yazılı olan kişisel verileriniz KVK Kanunu ve ikincil düzenlemelere uygun olarak aşağıda belirtilen amaçlar ve hukuki sebepler çerçevesinde işlenmektedir:
▪ Hizmetlerin İyileştirilmesi ve Müşteri Memnuniyeti: Kişisel verileriniz, KVK Kanunu m. 5/2(c) hükmünde belirtilen bir sözleşmenin kurulması ya da ifası ve KVK Kanunu m. 5/2(f) hükmünde düzenlenen meşru menfaat hukuki sebebine dayalı olarak şikâyet ve önerilerinizin değerlendirilerek müşteri memnuniyetini ve hizmet kalitesini artırmaya yönelik aksiyonların alınması, ERKE’nin sertifikasyon programları ve hizmet verdiği diğer programlar hakkında sorularınızın yanıtlanması, hizmetlerin iyileştirilmesi, geriye dönük hizmet kalitesinin takibi, veri yedekleme ve depolama amaçlarıyla işlenebilecektir.
▪ Sözleşme Süreçleri: Kişisel verileriniz, KVK Kanunu m. 5/2(c) hükmünde belirtilen bir sözleşmenin kurulması ya da ifası hukuki sebebine dayalı olarak; ERKE’nin sertifikasyon ve diğer programlarına katılım için başvuruların yapılması ve ilgili süreçlerin yürütülmesi, Workshop başvurularının alınması ve organizasyon süreçlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, ürün ve hizmetler hakkında tekliflerin sunulması, ERKE’in tarafı olduğu sözleşmelerin kurulması ya da ifası, ERKE ürün ve hizmetleri kapsamında bilgi verilmesi amaçlarıyla işlenmektedir.
▪ Hukuki Yükümlülükler: Kişisel verileriniz, KVK Kanunu m. 5/2 (a) hükmünde belirtilen “Kanunlarda açıkça öngörülmesi” ve KVK Kanunu m. 5/2 (ç) hükmünde belirtilen “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” hukuki sebebe dayalı olarak Kişisel Verileri Korunması Kanunu, Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, Türk Borçlar Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümleri dikkate alınarak ERKE’in tabi olduğu yasal yükümlülüklerin yerine gerektirilmesi, bilgi güvenliğinin sağlanması, taraflar arasındaki ticari ilişkinin güvenliğinin temini amaçlarıyla işlenebilir.
▪ Uyuşmazlıkların Çözümü: Kişisel verileriniz, KVK Kanunu m. 5/2(e) hükmünde belirtilen bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması hukuki sebebine dayalı olarak işlemlerin hukuka uygun olarak gerçekleştirildiğini ve yasal yükümlülüklerin yerine getirildiğini ispatlamak ve uyuşmazlıkların çözümünü sağlamak amacıyla işlenir ve ilgili yasal merciler ile paylaşılabilir.
▪ Talep Konusu Genel ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi: ERKE’in internet sitesinde yer alan açıklama alanlarında öncelikli olarak talebiniz doğrultusunda kişisel verilerinizi paylaşmanızı rica ederiz. Talebinizin konusu, özel nitelikli kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiriyor ise bu verileri ERKE’e iletmeniz ile özel nitelikli kişisel verilerinizin işlenmesine rıza vermiş olursunuz. KVK Kanunu’nun 6. Maddesi kapsamında istisna hükümleri uygulanmadan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ancak açık rıza ile mümkündür.
▪ Görsel ve İşitsel Kayıtların İşlenmesi: ERKE ile çalıştığınız şirket tarafından e-posta yoluyla ve/veya sosyal medya hesapları vasıtasıyla paylaşılan ya da Şirketimizce organize edilen ve şirketinizi temsilen katılımınız ile gerçekleştirilen etkinlik, toplantı, tören vb. organizasyonlarda fotoğraf ve video kayıtları gerçekleştirilebilir. Görsel ve işitsel kayıtlar; katılmış olduğunuz sertifikasyon programı ve etkinlik kapsamında şirketinizin tüm ekip üyeleriyle birlikte tanıtımının yapılması, aldığınız ödüller hakkında kamuoyunun bilgilendirilmesi, çalışmakta olduğunuz şirketinizin başarılarının duyurulması, çalışma ortamınız hakkında bilgilendirme yapılması amaçlarıyla, rıza göstermeniz halinde açık rıza hukuki sebebine bağlı olarak otomatik ve otomatik olmayan yollarla işlenecek ve aynı amaçlar ve hukuki sebep kapsamında ERKE’e ait internet sitesi ve sosyal medya hesapları vasıtasıyla halka açık bir şekilde paylaşılabilecek, dolaylı olarak yurtdışına aktarılabilecek ya da katılmış olduğunuz organizasyonun sunumu içerisinde diğer katılımcılar ile paylaşılabilecektir.
▪ Pazarlama/Reklam: ERKE, kişisel verilerinizi açık rıza vermeniz halinde, KVK Kanunu m. 5/1’de belirtilen açık rıza hukuki sebebine dayalı olarak, ürün ve hizmetlerimizin reklam ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi için kullanabilir. Bu kapsamda kişisel verileriniz, potansiyel müşteri kaydı oluşturmak, kampanya ve fırsatlardan sizleri haberdar etmek, profilleme, hedefleme ve reklam faaliyetleri yürütmek, geçmiş tercihlerinize ve beğenilerinize en uygun teklifleri sizlere sunmak, ürün ve hizmetlerin sunulması kapsamında iletişim kurmak amaçlarıyla işlenebilir. Kişisel verileriniz, pazarlama faaliyetlerine onay vermediğiniz ya da onayınızı geri aldığınız durumlarda söz konusu amaçlarla işlenmeyecektir.
▪ Ticari Elektronik İleti Gönderilmesi: ERKE, kişisel verilerinizi fiziksel veya dijital kanallardan elde ettiği ticari elektronik ileti onayı ile KVK Kanunu 5/1 hükmünde belirtilen açık rıza hukuki sebebine dayalı olarak, ERKE’in ticari faaliyetleri kapsamındaki ürün ve hizmetlere ilişkin tanıtım, iletişim, reklam, pazarlama, satış, anket, kampanya içerikli; doğum günü, milli ve dini bayram, yeni yıl vb. özel gün kutlama içerikli, ticari elektronik ileti gönderilmesi (SMS, E-posta, Telefon ile Arama vb.) gibi amaçlarla işleyebilir. Kişisel verileriniz, ticari iletişim izni geçerli olduğu sürece ve izin geri alındıktan sonra mevzuatta öngörülen ve makul sürelerle saklanmaktadır.
Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemleri
ERKE, KVK Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak sizlere sunduğu hizmetler ve bu aydınlatma metninde ifade edilen veri işleme amaçları ve hukuki sebepler kapsamında kişisel verilerinizi öncelikli olarak internet sitesinde yer alan iletişim, başvuru formları vasıtasıyla toplamakta ve işlemektedir.
Bununla birlikte, taleplerinizin karşılanması ve hizmetlerimizin tarafınıza sunulabilmesi amacıyla aşağıda yazılı olan kanallar vasıtasıyla toplanmış kişisel verileriniz de işlenebilir:
▪ E-posta, sözlü iletişim, yazılı ya da elektronik ortamda, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle toplanan kişisel veriler.
▪ Kişisel verilerinizin kaydedildiği ve saklandığı elektronik depolama alanları, yazılım ve programlar, muhasebe programları.
▪ Hizmetin ifası için gerekli olan ve basılı dokümanlar, kimlik belgeleri.
▪ Sosyal medya, müşteri görüşmeleri, SMS kanalları, çalışmakta olduğunuz şirket üzerinden sözlü, yazılı ve elektronik ortamlar vasıtasıyla toplanan kişisel veriler.
Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verilerinizi burada açıklanan haller veya kişisel verilerin toplandığı zamanda başka şekilde belirtilen durumlar dışında üçüncü kişilere verilmez, ifşa edilmez, satılmaz veya başka bir şekilde paylaşılmaz.
Toplanan kişisel verileriniz, tabi olduğumuz mevzuattan doğan yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında talep edilmesi halinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşılabilir. Kişisel verilerinizi, herhangi bir yasal yükümlülüğe uymak amacıyla veya meşru menfaatlerimize uygun olduğu takdirde veya internet sitemizin Kullanım Koşullarını sizinle veya şirketinizle yapılmış diğer ilgili sözleşmeleri yürütmek ya da uygulamak için emniyet yetkilileri, düzenleyici kurumlar ve profesyonel danışmanlarımız gibi seçilmiş üçüncü taraflara ifşa edebiliriz.
Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve tarafınıza ticari elektronik ileti gönderilmesi ve reklam, pazarlama faaliyetlerimizin yürütülmesi kapsamında tarafınızdan alınan izinlerin, telefon numarası veya e-posta adresi, izin tarihi, iletişim kanalı, alıcı tipi ve izin kaynağı bilgilerinin İleti Yönetim Sistemi’ne kaydı gerekmektedir. Bu sebeple kişisel verileriniz kayıt işlemlerinin yürütülmesi amacıyla hizmet alınan tedarikçilerimize, iş ortaklarımıza aktarabiliriz. İYS ile ilgili detaylı bilgi almak için https://iys.org.tr adresini ziyaret edebilirsiniz.
Bununla birlikte, KVK Kanunu’nun 8/1 maddesinde düzenlenen açık rıza hukuki sebebine dayalı olarak kişisel verilerinizi, aşağıda yer alan çeşitli amaçlarla hizmet sağlayıcılarımızla paylaşabiliriz. Hizmet sağlayıcılarımızın sunucularının yurt dışında bulunması durumunda aynı zamanda yurt dışı veri aktarımı gerçekleşebilir.
- İnternet sitemizi yönetimi hizmetlerinin alınması veya sorun gidermemize yardımcı olmak için,
- Pazarlama, profilleme ve reklam faaliyetlerinin yürütülmesi için,
- Kurumsal e-posta hizmetlerinden yararlanılması, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, elektronik veya fiziksel depolama hizmetleri veya sistemleri sağlamak için.
Global iş ortakları ve paydaşları olan ERKE kişisel verilerinizi; iş sürekliliğinin sağlanması, gerekli bilgilendirmelerin yapılması, sunulan hizmetlerin ifası kapsamında destek alınması amaçlarıyla yurtdışında bulunan iş ortaklarına, paydaşlarına aktarabilir.
Bilgilerinizi yalnızca bu koşullar altında, hizmet sağlayıcılarımızın bizim için belirli bir hizmeti yerine getirmesi için gerekli olması halinde paylaşacağız. Bu hizmet sağlayıcıları, kişisel verilerinizi başka herhangi bir amaçla saklama veya kullanma yetkisine sahip değildir ve kişisel verilerinizi her zaman güvenli ve gizli tutma yükümlülüğü altında olacaklardır.
Kişisel Verilerinizin Saklanması
Kişisel verileriniz, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen veri işleme şartlarından birine dayalı olarak ve KVK Kanunu’nun 4. maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun şekilde, özellikle ilgili mevzuatta öngörülen ya da amaç için gerekli olan süre boyunca, KVK Kanunu’nun 7. maddesine göre düzenlenen Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen süreler dikkate alınarak saklanır ve imha süresi içinde imha edilir.
Veri Sahibi Olarak Haklarınız
Veri Sahibi Herkes,
- Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde ve verinin saklanmasını gerektirecek başkaca bir kanuni yükümlülük kalmaması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- 5 ve 6 maddeleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.
Veri Sorumlusuna Başvuru
Yazılı haklarınızı kullanabilmek için;
- E-posta adresimize e-posta atarak,
- Şirket merkezimizin adresine iadeli taahhütlü posta veya noter aracılığı ile yazılı olarak şirketimize yazılı olarak iletebilirsiniz.
Usulüne uygun başvurularınıza KVKK’nın 13. Maddesi kapsamında tarafımızın muttali olmasından itibaren en geç 30 gün içinde cevap verilecektir. Kanunun “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre Şirketimizin Göztepe Mah. Rüzgarlı Çıkmazı No:8 Beykoz/İstanbul 34815 adresine yazılı olarak veya Şirketimizde kayıtlı e-posta adresiniz vasıtasıyla [email protected] adresine iletebilirsiniz.